Dalam dunia marketing atau digital marketing, mungkin Anda sudah pernah mendengar istilah project management software. Intinya, perangkat lunak tersebut dipakai oleh sebagian maupun seluruh anggota perusahaan tersebut guna memperlancar project management. Lantas, apa saja yang bisa dilakukan oleh alat ini, kenapa Anda membutuhkannya, dan apa saja rekomendasi software terbaik yang bisa Anda pakai? Ketahui semua jawaban lengkapnya berikut ini!
Mengenal Project Management Software
Project management software adalah alat yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, mengalokasikan sumber daya manusia, hingga mengatur bila terjadi perubahan. Bahkan, ada beberapa perangkat yang memungkinkan manajer proyek untuk mengontrol budgeting dan dijadikan sebagai sistem administrasi terbaik. Dari semua kemampuan yang dimiliki oleh perangkat lunak manajemen pekerjaan, Anda bisa menggunakan alat ini sebagai sarana komunikasi terbaik antar-departemen.
Kebutuhan akan Manajemen Proyek
Kebutuhan akan penggunaan project management tools juga meningkat seiring perkembangan zaman dan teknologi. Anda mungkin tidak akan banyak menemukan perangkat lunak ini di kantor-kantor ketika bekerja sebelum masa pandemi Covid-19. Pasalnya, sebagian besar kantor masih menerapkan sistem kerja work from office (WFO) dan semua berkas disimpan secara manual dalam bentuk hardcopy.
Namun, kini zaman telah berkembang dan teknologi semakin maju. Anda kemudian juga diperbolehkan untuk bekerja dari mana saja asal terhubung dengan internet dan memiliki tools ini di perangkat kerja Anda. Maka dari itu, tidak heran bila saat ini banyak sekali tenaga kerja Indonesia yang terdaftar sebagai karyawan di belahan dunia lain. Semua itu mungkin berkat project management tools.
Selain memungkinkan seluruh anggota perusahaan berkomunikasi dengan lebih baik sehingga kolaborasi dapat terjalin secara maksimal, 77% projects berkinerja tinggi juga telah didukung oleh perangkat lunak satu ini. Sebaliknya, masih ada 77% perusahaan yang belum menerapkan alat ini. Lebih parahnya lagi, 54% manajer dari perusahaan tersebut tidak dapat menghasilkan keputusan dengan cepat karena tidak memiliki akses real time.
Maka, dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan penggunaan perangkat lunak project management meningkat setelah masa pandemi Covid-19. Anda mungkin juga perlu mulai untuk menggunakan tools ini dengan tujuan memastikan proyek-proyek yang dikerjakan dapat terlaksana dengan optimal.
Manfaat Menggunakan Project Management Tools
Bicara mengenai manfaat, project management tools tentu memiliki banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Dengan alat ini, Anda jadi lebih mudah untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, baik antar-kolega maupun antar-divisi, seperti melihat perkembangan proyek yang sedang dikerjakan oleh tim A maupun tim B.
Project management tools juga bisa mengurutkan proyek-proyek yang menjadi tanggung jawab dari perusahaan Anda. Dari sana, Anda bisa menjadwalkan dengan mudah, kapan proyek-proyek tersebut harus diselesaikan. Sekaligus, Anda pun dapat mengatur, siapa orang yang akan melaksanakan tugas tersebut.
Manfaat berikutnya yang akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan Anda adalah tools ini mampu mengatur arus keuangan. Lebih tepatnya, Anda dapat memanfaatkan fitur notification saat perlu menagih invoice ke klien maupun menggunakan dashboard untuk budgeting.
Karena punya manfaat yang begitu banyak, perusahaan harus mulai mempertimbangkan tools agar makin praktis mengelola pekerjaan maupun keuangan.
6 Project Management Software Terbaik 2023
- GanttPro
Salah satu project management software terbaik untuk pemula adalah GanttPro. Alat satu ini disebut ramah bagi pemula karena dapat menghadirkan tampilan yang mudah dimengerti. Di samping itu, tersedia juga fitur history sehingga Anda dapat mengembalikan tindakan dengan mengeklik tombol undo. Harga GanttPro pun cukup bersaing untuk diterapkan pada perusahaan berskala kecil, yaitu mulai dari 7,99 USD.
Meski begitu, GanttPro tidak memiliki tampilan dashboard atau fitur laporan yang dapat dikustomisasi. Sehingga, jika Anda perlu mengambil beberapa keputusan penting berdasarkan laporan tersebut, perangkat lunak ini mungkin bukan jawaban yang tepat. Kemudian, alat ini juga tidak menawarkan pengingat invoice atau alat manajemen keuangan lainnya.
- Teamwork
Pilihan berikutnya adalah Teamwork, perangkat lunak project management yang pas digunakan bagi perusahaan dengan beberapa klien. Sama halnya dengan GanttPro, Teamwork juga menawarkan desain menarik dengan tampilan dashboard yang dapat dikustomisasi. Bahkan, Anda bisa berlangganan mulai dari Rp0, khusus untuk tim dengan jumlah anggota maksimal lima orang.
Satu-satunya kelemahan Teamwork adalah tidak terdapat tools khusus untuk PDF atau format gambar yang membuat perangkat lunak ini mungkin cukup sulit saat dipakai oleh perusahaan dengan divisi art & design.
- Zoho Projects
Zoho Projects adalah tools terbaik untuk perusahaan dengan budget terbatas yang ingin memiliki perkembangan pesat. Sama seperti poin sebelumnya, tools ini mematok budget mulai dari Rp0 hingga Rp138.000,00 untuk perusahaan berskala besar.
Dengan harga tersebut, Zoho Projects menawarkan tampilan yang mudah diatur, bahkan memungkinkan Anda untuk membuat template kerja sendiri. Meski begitu, tidak ada pilihan tema yang tersedia di dalam perangkat lunak ini. Namun, Anda dapat memantau jam kerja Anda.
- Celoxis
Selanjutnya, Anda bisa menggunakan Celoxis sebagai perangkat lunak project management jika perusahaan Anda memang sudah mencapai level medium atau besar. Hal ini lantaran fitur yang tersedia tidak hanya memudahkan Anda untuk mengatur tampilan, memantau waktu, bahkan juga menyediakan laporan yang berguna bagi atasan saat harus mengambil keputusan penting pada saat itu juga.
Namun, tentunya fitur-fitur tersebut dibarengi dengan harga langganannya yang cenderung tinggi, yaitu sekitar 25-450 USD per bulan untuk satu pengguna saja. Perangkat lunak ini juga tidak menyediakan fitur invoice dan keuangan lainnya. Selain itu, karena ditujukan untuk perusahaan besar, tidak ada versi percobaan gratis untuk percobaan. Jika ingin mencobanya, Anda harus langsung berlangganan selama satu bulan dengan biaya mulai dari 25 USD per pengguna.
- Smartsheet
Berikutnya, ada Smartsheet, yakni perangkat lunak project management yang cocok jika Anda sedang ingin meningkatkan produktivitas lewat kerja-kerja otomatis. Anda bisa terapkan perintah, bila A, maka B, dan sebagainya. Di samping itu, harganya pun cukup bersaing, yaitu mulai dari 0-25 USD untuk satu pengguna setiap bulannya. Meski murah, Anda tetap perlu tools pendamping tambahan untuk memperoleh pemantau waktu, arus keuangan, dan alokasi sumber daya manusia.
- LiquidPlanner
Tidak kalah hebat dari Smartsheet, LiquidPlanner juga menawarkan project management tools dengan otomatisasi yang canggih. Anda jadi dapat menjadwalkan proyek-proyek yang mesti dikerjakan secara otomatis. Kehebatan lainnya yang membuat perangkat lunak ini semakin mengagumkan adalah kemampuannya untuk memprediksi beberapa skenario bergantung rencana yang dibuat.
Anda bahkan bisa memperoleh pemantau waktu, arus keuangan, dan alokasi sumber daya hanya dengan membayar 0-9 USD saja per bulan untuk satu pengguna. Meski begitu, LiquidPlanner juga punya beberapa kelemahan yang harus Anda ketahui. Perangkat lunak ini tidak mudah untuk dimengerti, bahkan beberapa fungsi tidak dapat ditemukan dengan mudah. Terakhir, tidak ada milestones yang dapat mencatat perkembangan proyek Anda.
Cara Memilih Tools Terbaik untuk Tim Anda
Lalu, bagaimana cara agar Anda bisa menemukan tools yang tepat? Memilih tools project management adalah soal kebutuhan dan kemampuan. Pertama, Anda harus mencari tahu kesanggupan finansial bisnis Anda. Selain itu, Anda pun perlu membuat daftar fitur-fitur yang diperlukan dan harus ada dalam perangkat lunak project management. Terakhir, sesuaikan dengan sumber daya manusia yang terdapat di perusahaan. Setelah mempersiapkan ketiga hal tersebut, buat daftar project management software yang dapat memenuhi semua kebutuhan Anda atau setidaknya paling mendekati. Kemudian, lakukan uji coba dengan free version. Anda juga bisa mengutus kolega untuk mencoba platform tersebut. Setelah dirasa pas, Anda bisa menggunakan project management software untuk meningkatkan performa perusahaan maupun bisnis Anda.
